HER-SYS(ハーシス)の一括登録方法【医療機関向け】

HER-SYSの一括登録方法について

PCR陽性者が出た際に、当初は当院では手書きの発生届で対応していましたが、保健所の業務軽減のためハーシスでの発生届提出を行っています。

このハーシスですが、結構面倒なことが多くて
例えば
・郵便番号、住所はハイフンがあると受け付けない
・テキストの前後に半角スペースなどがあると受け付けない
など・・・

情報が間違っているわけではないので融通が利かず結構面倒です。

検査会社からせっかくエクセルデータで情報が届くのにハーシス登録の際は1つずつコピペで入力しており、ハイフンを消したり見えないスペースを消したりと不便でしたが、エクセルで一括インポートできるのがわかりました！！

かなり便利な機能でぜひ導入していただきたいため、説明ページを作ろうと思いました。

まずハーシスにログインします。次に普段なら「新たに発生届を提出」ですが一番下にある「発生届のエクセルインポート」を選択します。

次に上段にある「テンプレートのダウンロード」をクリックしエクセルファイルをダウンロードします。PCに保存しておけば、2回目以降は不要です。

ダウンロードしたエクセルファイルを開きますと以下のような感じです。
1名の患者につき、情報が横にならんでいく感じです。
必要な情報を入力またはプルダウンリストから選択していきます。

↓横にずらしていくと「検査方法」や「症状なども」入力できます。

医師名、病院名、検査方法、検査結果などの変わらないものは事前に20人分程度コピペしておき、
自分用のテンプレートとして保存しておくと次回以降の入力が楽になります。
また報告日や検査日なども1日でまとめて報告する際は縦にコピペすれば一瞬で終わりますね。

もし上記のように自分用テンプレートを作っている場合は、
報告する患者情報をすべて入力したら不要な部分を削除するのは忘れないようにしましょう。
全ての項目が埋まってなくても、次のインポートの際に余計なものがインポートされる可能性があります。
↓(下の写真でいうと5行目以降を削除)

上記の作業が終わればファイルを保存します。
上書きではなく新たに保存がおすすめです。保存場所も覚えておきましょう。

次はもとの画面にもどり、
上段の「インポート」をクリックします。

先ほど保存したエクセルファイルを選択します。
(今回はハーシス　サンプルエクセルデータと保存している)
↓

その後、少し読み込みがあり、
エクセルで保存した患者が↓の画面に反映されているか確認し問題なければ「報告」で完成です。

以上が、インポート機能を用いた一括登録方法になります。

通常の1枚ずつと違い効率はいいですが、足りない情報があっても報告できてしまう可能性があるため、できるだけ情報の入力ミスには注意しましょう。

一括でコピペをする際は貼り付け場所をミスしないようにしましょう。